Gestionar información, datos y resultados y la «ingenuidad numérica»

Vivimos en la era de la información, gran parte de ella es en forma de números en forma de datos, estadísticas, indicadores, informes o valoraciones; información cuya interpretación conduce a decisiones.

Pero ¿sabemos sacar el mejor provecho de ella? ¿Sabemos tomar decisiones útiles?

A pesar del incremento de bases de datos, de hojas de cálculo, de la velocidad con la que podemos acceder a la información y hacer informes, nuestra productividad empeora, nuestra capacidad de gestionar empeora y nuestra economía es cada día más débil.

¿Será que el exceso de información deteriora nuestra comprensión de las cosas? Tal vez sí.

El lector concederá que disponer de más información, si ésta no es adecuadamente interpretada, puede hacernos más incompetentes que sin ella.

Ejecutivos, profesionales, empresarios y directivos se encuentran con que a pesar de disponer de más datos que nunca, realmente no saben como utilizarlos e interpretarlos de forma útil. Aún peor, muchos piensan que los pueden interpretar cuando realmente su incorrecta interpretación los conduce a cometer errores, a veces muy graves.

Más información incorrectamente interpretada supone más errores en nuestras decisiones, más rapidez en obtener la información, supone más rapidez en equivocarnos.

Nuestro sistema educativo ha omitido explicarnos el proceso de digerir los números, de entenderlos en contexto. Directivos y empleados, profesores y estudiantes, contables y hombres de negocio, analistas financieros y banqueros, médicos y enfermeras, abogados y muy especialmente periodistas tienen todos algo en común. Salen del sistema educativo sabiendo hacer operaciones aritméticas con números, incluso a veces con cierta complejidad, pero no saben como asimilarlos para extraerles el conocimiento que pueden encerrar.

Cuando trabajaba en la planta de IBM encargada de fabricar y exportar grandes ordenadores y periféricos, la cantidad de datos que manejábamos era extraordinaria, pero el modelo directivo y la cultura organizativa, facilitaba su correcta interpretación en contexto. Todos los niveles de dirección revisábamos semanalmente un buen número de indicadores y datos de diversa índole, convirtiéndola en verdadera información útil. Ello suponía eficiencia en la gestión directiva y capacidad de decisión. Una capacidad  descentralizada y distribuida.

Fuera de este entorno, he podido apreciar en demasiadas empresas y entornos directivos una escasa capacidad en la interpretación de los datos, lo que conduce a decisiones, ya no sólo erróneas, sino muchas veces innecesarias y costosas, causando una ineficiencia invisible, pero con un elevado costo para las empresas.

Esta deficiencia es conocida como “ingenuidad numérica”. Desgraciadamente esta ingenuidad numérica llega a personas con una alta formación universitaria y académica. Personas que ocupan altas posiciones corporativas, políticas, empresariales y profesionales forman parte de este grupo.

En el ejemplo que sigue se dan 3 situaciones, A, B y C respecto de una determinada variable. Si el resultado deseado para este resultado es 15,895 (valor nominal) hemos de saber aceptar que sin cambiar el sistema no podremos reducir la variación que existe entre las dos lineas rojas, ésta es de origen sistémico (ruido del sistema). Luego frente a valores alejados como A y C no debemos actuar aisladamente. En cambio ante B podemos actuar ya que no teniendo origen sistémico tiene una causa identificable y eliminable.

Si deseamos que no ocurran desviaciones como A y C el sistema debe ser reestudiado y rediseñado. Los reajustes individuales no sirven.

Si cometiésemos el error de actuar ajustando el proceso para corregir el resultado C, las consecuencias serían un deterioro del sistema, ampliando la banda de ruido, como en la figura que sigue:

Esto es lo que suele ocurrir en empresas, bancos y política cuando quienes toman decisiones se basan en datos sin entender la variación sistémica.

Para más información: Deming Collaboration.