El óptimo de las partes no garantiza el óptimo del todo

Optimicemos la calidad del Sistema Organizativo 

Una de las tendencias de los últimos años ha sido la gestión por procesos, o sea, la mejora de los resultados empresariales a través de mejorar los procesos internos. En principio parece lógico ya que desde una concepción reduccionista si mejoramos las partes de un todo se mejora el conjunto.

Sin embargo muchas empresas que se gestionan por procesos, después de una aparente mejora inicial, no logran al final un nivel de competitividad adecuado. Veamos porqué.

Planteemos la  pregunta de otra manera; ¿Es el óptimo de una organización la suma de los procesos óptimos? ¿Se consiguen los resultados óptimos de una empresa optimizando los resultados de cada departamento y proceso? La respuesta es que no, especialmente cuando se habla de optimizar costes o tiempos de ejecución.

Esforzándonos en optimizar separadamente los procesos no podremos optimizar los resultados globales de la organización ya que existe una interrelación, visible o no, entre todos los procesos de tal manera que cualquier acción sobre un proceso afecta a los demás procesos de la organización, mejorando uno, podemos empeorar otros. El propósito es mejorar el resultado conjunto y para ello hay que hacer un ejercicio de optimización conjunta y no individual.

Si optimizamos los costes de un proceso, reduciéndolos por cualquier mecanismo que no sea la consecuencia indirecta de la  mejora de la calidad del sistema organizativo, se producirá un deterioro en otros procesos de tal manera que la suma siempre será peor.

Veamos un ejemplo con este gráfico que representa dos procesos.

Procesos compras

Gárafico 1 – Relación % defectos Coste de dos procesos

En este gráfico se ve la relación entre los procesos de Compras  y el de Producción en dos de sus variables relacionadas: coste-calidad suministros.

La curva descendiente de la izquierda representa la relación coste de producción y calidad de los componentes suministrado (medido por el % de defectos), así si el porcentaje de suministros defectuosos baja, el coste de producción también bajará porque habrá menos costes de retrabajos, reajustes, atrasos y de mermas. Su punto óptimo estaría en la parte inferior derecha. La curva ascendente de la derecha nos da la relación entre los costes de compra y el % de defectos. Vemos que a medida que el coste aumenta disminuye el porcentaje de defectos. El óptimo estaría en la parte inferior izquierda. 

Vemos que ninguno de los dos óptimos nos da el menor coste total y que éste se encuentra en un punto intermedio. La primera conclusión es que el punto óptimo de minimización de costes no se consigue en ninguno de los puntos óptimos de los procesos P y C. De ello se infiere que no podemos simplemente optimizar por separado ambos procesos sin deteriorar la suma que es el resultado final medido en términos del menor coste.

Para conseguir reducir los costes totales deberemos reducir, no el coste de compra como comúnmente se cree, tampoco el coste de Producción ya que está muy unido al % de defectos, sino la calidad de los procesos a través de mejorar el sistema organizativo visto como un todo. De esta forma la reducción de costes totales se produce como consecuencia de una mejora de la calidad del sistema organizativo. Lo contrario no es cierto.

La gráfica de abajo nos indica como podemos mejorar el punto óptimo a través de una adecuada mejora del sistema organizativo que hará más eficiente la relación entre ambos procesos de compras y producción, acercando sus óptimos. En este caso esto lo hemos simulado desplazando hacia la derecha la curva de compras, que equivale a acercar los óptimos de ambas curvas.

La optimización de procesos

Gárafico 2 – Mejora del óptimode dos procesos por rediseño del Sistema Organizativo

La consecuencia es que si focalizamos nuestros esfuerzos en mejorar la calidad del Sistema Organizativo, mejorará la calidad de los procesos y se reducirán los costes totales, mientras que si centramos nuestros esfuerzos en reducir los costes de los procesos, la calidad deteriorará y al final los costes subirán

Otra conclusión importante es que al asignar objetivos individuales o departamentales, se puede producir un grave daño a los resultados del conjunto.

Así también se concluye que la consecución de todos los objetivos departamentales y de proceso no garantizan que la empresa logre sus resultados.

Sólo la mejora del Sistema Organizativo nos permitirá alcanzar los resultados de la organización. Debemos pasar de mejorar los procesos a mejorar la calidad del Sistema Organizativo.

Estas conclusiones y muchas más las afirmaba W. Edwards Deming como consecuencia de su larga experiencia en el estudio y mejora de multitud de empresas.

Acerca de Jordi Cabré

Jordi Cabré es Ingeniero Industrial, cofundador de Deming Collaboration, consultor y profesor en Calidad, Management, Estrategia y Sistémica. Autor e Investigador sobre liderazgo, sistémica y complejidad. Ex-director de calidad de IBM, Lucal Automotive y Agbar. Libros y ebooks publicados: http://www.amazon.com/Jordi-Cabré/e/B00859CVKU http://www.sigeiconsulting.com/ http://demingcollaboration.com/
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3 respuestas a El óptimo de las partes no garantiza el óptimo del todo

  1. Hi estic molt d’acord. I penso a més que les interelacions són prou complexes com per haver de ser flexible, creatiu i innovador en l’esforç de millora del sistema organitzatiu. Complexes i canviants, i amb els lligams cada cop més forts i retroalimentats pels mateixos processos de l’empresa. En tot cas, no és només a nivell d’empresa que cal aplicar aquesta filosofia. Sóm en un moment prou complex com per justificar que qualsevol mesura que millori l’aprofitament de recursos i la competitivitat en general, és extremament valuosa. La gràfica 2 m’ho recorda. A nivell de país, tenim un munt de recursos que malbaratem, perquè fem una consideració parcial dels òptims (país punter en producció científica, per exemple). Jo ho visualitzo com un doll d’aigua amb el que podem regar la terra que ha de donar fruit. Reguem a canal obert, i no amb tecnolgia de degoteig, que estaria a l’altre extrem. Ens comprem un sincrotró, però no fem girar els diners per construir-lo internament, perdent així la oportunitat de posar empreses catalanes en primera línia tecnològica en aquest àmbit i, ben al contrari, ajudem a amortitzar desenvolupaments fets en lluny. Hauria de ser senzill començar a aprofitar millor aquesta aigua, que al capdavall -molta o poca- és el recurs que de debò tenim. (Si més no, fins que els concert econòmics que calguin s’hagin acordat amb Madrid).

    • Jordi Cabré dijo:

      Hola Xavier, es donat en el clau amb un exemple de país que vaig analitzar prou, con és l’aigua. Aproximadament el 70-80 % va cap el consum agrícola a preus ridículs, gairebé regalat com a dret d’ús. Això fa que l’àrea agrícola l’utilitzi sense necessitat d’optimitzar-ne l’ús i la malgasten a dojo. El conjunt de l’aigua i del país no n’està pas d’optimitzat i a les vivendes aviat ens demanaran (a la propera sequera) que ens rentem les mans amb vi. Com tu dius cal pensar a nivell global ja que la solució és prou senzilla: derivar la meitat de les inversions que avui van a reduir mínimes pèrdues a les xarxes o en fer dessaladores carísimes, cap el camp donant-li el mateix valor a l’aigua.
      En quan a les inversions fetes lluny i la pèrdua d’oportunitats de crear empreses aquí és una de les causes dels nostres problemes. El que passa és que els mateixos que prenen aquestes decisions financeres, quan van maldades ens demanen diners i ens donen consells…

  2. cipriano dijo:

    Saludos, es cierto esto de focalizar nuestra atención en el mejoramiento continuo de la calidad para así mejorar y aumentar la productividad, excelente sus comentarios.

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